Provimento CG nº 22/2014 (Elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais)
Provimento CG N.º 22/2014
Acrescenta a Seção VI ao Capítulo XIII, Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, destinada à elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais
O DESEMBARGADOR HAMILTON ELLIOT AKEL, CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA, NO EXERCÍCIO DE SUAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS,
CONSIDERANDO o disposto nas Recomendações nºS 09 e 11 da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõem sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro;
CONSIDERANDO o dever legal de os notários e registradores manterem em segurança os livros, papéis e documentos de sua serventia;
CONSIDERANDO a necessidade de resguardar o acervo das Serventias Extrajudiciais contra fatalidades, infortúnios e acidentes;
RESOLVE:
Artigo 1º – Acrescentar a Seção VI ao Capítulo XIII, do Tomo II, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, com a seguinte redação:
Seção VI
Da formação dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais
90. Os notários e registradores devem formar e manter atualizados arquivos de segurança (backups),observados os seguintes critérios:
a. Preservação dos registros públicos originais.
b. Prazo de 1 ano para a formação do arquivo de segurança abrangendo, pelo menos, os documentos do ano 1980 em diante, exceto para os tabeliães de protesto, cujo arquivo de segurança deverá abarcar, ao menos, os livros escriturados nos último 5 anos.
c. Pronta inserção dos documentos no arquivo de segurança.
d. Observação da Lei nº 12.682/2012 para digitalização e armazenamento dos documentos;
e. Formação do arquivo de segurança partindo-se dos documentos mais recentes para os mais antigos.
f. Os documentos que não forem nativamente eletrônicos deverão ser digitalizados por meio de captura de imagem a partir dos documentos originais.
g. A captura deverá gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções denominados, respectivamente, matrizes e derivadas, conforme “Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”, publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010).
h. Existência de duas cópias de segurança, sendo uma de armazenamento interno na serventia (em disco rígido removível ou microfilme) e a outra externa (servidor externo alocado em datacenter ou serviço de STORAGE no modelo NUVEM (PaaS – Platform As A Service), com SLA (acordo de nível de serviço) que garanta backup dos dados armazenados. Os serviços de datacenter e de Storage devem ser contratados com pessoa jurídica regularmente constituída no Brasil;
i. Matriz com resolução real equivalente a 300DPI, sem compactação, vedada a emulação por meio de programas de informática;
j. Uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital;
k. Adoção de sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização;
l. Para a atualização dos arquivos de segurança, utilização de sistema que permita a inserção de novos arquivos, bem como a modificação e a substituição dos já existentes em virtude de alterações posteriores, observada a indexação acima indicada..
m. Uso de meios de armazenamento que protejam os documentos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;
n. Prévia comunicação ao Juiz Corregedor Permanente quanto ao tipo de sistema utilizado, serviço de storage contratado e do cronograma previsto para a formação das cópias de segurança.
o. Aproveitamento dos procedimentos de digitalização anteriores à norma desde que observados os requisitos técnicos estabelecidos nesta Seção;
91. A formação do arquivo de segurança deverá recair sobre os seguintes documentos:
a. Comuns a todos os notários e registradores – Livros: Registro Diário da Receita e da Despesa; Protocolo; Correições; Controle de Depósito Prévio; e Auxiliar de Protocolo. Observação: o arquivo de segurança dos livros de protocolo poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
b. Tabelionato de Notas – Livros de uso geral para a lavratura de atos notariais;
c. Tabelionato de Protesto de Letras e Títulos – Livros: Protocolo dos títulos e documentos de dívida apresentados;e Livro de Protestos, com índice;
d. Registro Civil de Pessoas Naturais – Livros: “A” – de registro de nascimento; “B” – de registro de casamento; “B Auxiliar” – de registro de casamento Religioso para Efeitos Civis; “C” – de registro de óbitos; “C Auxiliar” – de registro de natimortos; “E” – de inscrições dos demais atos relativos ao estado civil; Protocolo de Entrada; e Lavratura de Procurações, Revogações de Procurações, Renúncias e Substabelecimentos. Observação: a critério do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança do Livro “D – de registro de proclama” poderá ser dispensada.
e. Registro de Títulos e Documentos – Livros: “A” – protocolo; “B” – registro integral de títulos e documentos; “C” – registro por extrato; “D” – indicador pessoal; e “E” – indicador Real; Eventuais Livros desdobrados na forma do item 10, do Capítulo XIX, das NSCGJ. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros D e E) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
f. Registro Civil das Pessoas Jurídicas – Livros: “A” – registros indicados no item 1, alíneas “a” e “b”, do Capítulo XVIII; e “B” – matrícula de oficinas impressoras, jornais, periódicos, empresas de radiodifusão e agências de notícias. Observação: o arquivo de segurança dos índices poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
g. Registro de Imóveis – Livros: Recepção de títulos; “1” – Protocolo; “2” – Registro Geral; “3” – Registro Auxiliar; “4” – Indicador Real; “5” – Indicador Pessoal; “6” – Livro de Registro de Aquisição de Imóveis Rurais por Estrangeiros. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
Artigo 2º– Este provimento entra em vigor 15 dias após a data de sua primeira publicação no DJE.
São Paulo, 17/09/2014.
(a) HAMILTON ELLIOT AKEL
Corregedor Geral da Justiça
(D.J.E. de 18.09.2014 – SP)
DICOGE 5.1
PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
Parecer 265/2014-E
Serventias Extrajudiciais – Acervo – Regulamentação de padrões mínimos para a formação e manutenção da cópia de segurança, na linha das Recomendações no 9 e 11 da Corregedoria Nacional de Justiça – Proposta de Provimento.
Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:
Preocupado com a preservação do acervo das Serventias Extrajudiciais, V. Exa. determinou a abertura do presente expediente com o escopo de evitar que fatalidades, infortúnios ou acidentes ocasionem a perda total ou parcial daqueles.
Durante o curso deste feito, sobrevieram as Recomendações nº 09 e 11 da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispuseram sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro, tendo esta Corregedoria, em seguida e no intuito de conferir ampla efetividade às Recomendações, determinado a sua observância compulsória nos termos do parecer de fls. 130/136, o qual concedeu prazo de 120 dias.
Noticiada, porém, a insuficiência do prazo concedido, suspendeu-se a eficácia da referida decisão, iniciando-se estudo para regulamentação e padronização da geração das cópias de segurança em meio eletrônico, bem como do cronograma para a digitalização gradual dos acervos.
Houve reuniões com as entidades de classe dos notários e registradores, que também se manifestaram por escrito.
É o relatório.
Os notários e registradores têm dever legal de guardar e manter em local seguro os livros, papéis e documentos das Serventias das quais, temporariamente, são titulares.
E a Lei nº 8.935/94 mostra isso de forma bem clara:
Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:
I – manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.
As Normas de Serviço da Corregedoria, recentemente atualizadas em todos os seus Capítulos, estabelecem que “os notários e registradores respondem pela segurança, ordem e conservação dos livros e documentos sob sua guarda.” (item 42).
Um dos nortes da revisão das Normas de Serviço foi tentar ao máximo adaptá-las à realidade tecnológica hoje existente, razão pela qual o item 20 e subitens, do Capítulo XIII, tratam da necessidade de informatização das serventias para a adequada e eficiente prestação dos serviços.
Há outras diversas passagens nas Normas de Serviço que cuidam da apontada adequação ao cenário tecnológico hoje existente, podendo-se citar, como exemplo, a possibilidade de averbação de ato à vista de carta de sentença em meio digital1, de cancelamento de protesto pela internet2 e a criação de diversas centrais eletrônicas, como a de escrituras públicas (CEP)3, os serviços eletrônicos compartilhados dos tabeliães de protesto (CENPROT)4, a central de informações do registro civil (CRC)5 e o registro eletrônico de imóveis (SREI)6.
Na parte que interessa mais de perto para este feito, também a questão das cópias de segurança foi abrangida pela reforma das Normas de Serviço, como se vê da letra “d”, do item 20.1, e do item 48 e seus subitens, todos do Capítulo XIII:
20.1. Observadas as peculiaridades locais, ao Juiz Corregedor Permanente caberá a verificação dos padrões necessários ao atendimento deste item, em especial quanto a:
d) adequação e segurança de “softwares”, sistemas de cópias de segurança e de recuperação de dados eletrônicos, bem como de procedimentos de trabalho adotados, fixando, se for o caso, prazo para a regularização ou a implantação;
48. À vista do art. 25 da Lei de Registros Públicos, os oficiais poderão utilizar-se do sistema de processamento de dados, mediante a autorização do Juiz Corregedor Permanente.
48.1. Quando adotado o arquivamento de documentos sob a forma de microfilme, de gravação por processo eletrônico de imagens ou em meio digital ou informatizado, manterão cópias de segurança em local diverso da sede da unidade do serviço, o qual será informado ao Juiz Corregedor Permanente.
48.2. As cópias de segurança dos arquivos digitais ou informatizados deverão ser arquivadas preferencialmente em data center.
Nos Capítulos de cada especialidade, também é possível encontrar regras esparsas sobre a cópia de segurança(backup).
Para os Tabeliães de Notas, por exemplo, há o item 19, do Capítulo XIV:
19. O Tabelião de Notas, caso utilize classificador eletrônico para arquivar documentos necessários à lavratura dos atos notariais, manterá, obrigatoriamente, banco de dados atualizado, seguro, de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, e que possibilite, com segurança, mediante utilização de certificado digital, o resgate e a recuperação imediata dos documentos.
19.1. É obrigação do Tabelião de Notas, nesse caso, manter arquivadas cópias de segurança atualizadas (backup), com redundância, fora da serventia extrajudicial, em local seguro, de preferência em data center. O Capítulo de Protestos, no mesmo sentido, diz que:
89. Na escrituração em meio eletrônico será mantido o sistema de numeração contínua de livros e folhas ou de arquivo eletrônico.
89.1. Com a escrituração em meio eletrônico, é obrigação do Tabelião manter arquivadas cópias de segurança atualizadas (backup), com redundância, fora da serventia extrajudicial, em local seguro, a ser informado ao Juiz Corregedor Permanente, e de preferência em data center.
Com um pouco mais de detalhes, o Capítulo dos Registros de Imóveis traz as seguintes disposições:
376. No procedimento de digitalização, deverão ser obrigatoriamente observadas as seguintes etapas:
I – os documentos relacionados com a prática dos atos registrais que não forem nativamente eletrônicos deverão ser digitalizados por meio de captura de imagem a partir dos documentos originais. A captura deverá, necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções denominados, respectivamente, matrizes e derivadas, conforme “Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”, publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010)
377. Os dados e imagens deverão ser armazenados de forma segura e eficiente, que garanta fácil localização, preservação, integridade e que atenda Plano de Continuidade de Negócio (PCN), mediante soluções comprovadamente eficazes de Recuperação de Desastres (DR – Disaster Recovery), dentre elas, testes periódicos.
378. O arquivo redundante (backup) deverá ser gravado em mídia digital segura, local ou remota, com cópia fora do local da unidade do serviço, em Data Center localizado no País, que cumpra requisitos de segurança, disponibilidade, conectividade. A localização física do Data Center e o endereço de rede (endereço lógico IP) deverão ser comunicados ao Juiz Corregedor Permanente, assim como eventuais alterações.
379. Facultativamente, sem prejuízo da geração de backup, fica autorizado o armazenamento sincronizado em servidor dedicado ou virtual (private cloud) alocado em Data Center localizado no País, cujo endereço será, igualmente, comunicado ao Juiz Corregedor Permanente da Comarca
A despeito da existência de diversos itens esparsos nas Normas de Serviço sobre a cópia de segurança do acervo das Serventias Extrajudiciais, não há regramento comum aplicável a todas as especialidades, o que recomenda, diante do atual cenário, que esta Corregedoria Geral fixe parâmetros gerais mínimos ao alcance de todos os notários e registradores para que possam cumprir com o dever de guarda do acervo em backups.
É sabido que, hoje, o custo da tecnologia (hardwares, softwares e mão de obra especializada) é bem inferior ao de tempos atrás.
Além disso, as associações de classe (ARISP, ARPEN-SP, IEPTB-SP, CNB-SP, IRTDPJ e ANOREG) também têm oferecido constante suporte (material e técnico) a seus associados neste campo específico, cada vez mais indispensável para a boa execução da atividade notarial e registral.
Possível, diante desta realidade, a fixação de parâmetros gerais mínimos para que os notários e registradores formem e mantenham nas respectivas Serventias os arquivos de segurança observando os seguintes requisitos:
1. Preservação dos registros públicos originais;
2. Prazo de 1 ano para a formação do arquivo de segurança abrangendo, pelo menos, os documentos do ano 1980 em diante, exceto para os tabeliães de protesto, cujo arquivo de segurança deverá abarcar, ao menos, os livros escriturados nos último 5 anos;
3. Pronta inserção dos documentos no arquivo de segurança;
4. Observação da Lei nº 12.682/2012 para digitalização e armazenamento dos documentos;
5. Formação do arquivo de segurança partindo-se dos documentos mais recentes para os mais antigos;
6. Os documentos que não forem nativamente eletrônicos deverão ser digitalizados por meio de captura de imagem a partir dos documentos originais;
7. A captura deverá gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções denominados, respectivamente, matrizes e derivadas, conforme “Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes”, publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010);
8. Existência de duas cópias de segurança, sendo uma de armazenamento interno na serventia (em disco rígido removível ou microfilme) e a outra externa (servidor externo alocado em datacenter ou serviço de STORAGE no modelo NUVEM (PaaS – Platform As A Service), com SLA (acordo de nível de serviço) que garanta backup dos dados armazenados. Os serviços de datacenter e de Storage devem ser contratados com pessoa jurídica regularmente constituída no Brasil;
9. Matriz com resolução real equivalente a 300DPI, sem compactação, vedada a emulação por meio de programas de informática;
10. Uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil, de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital;
11. Adoção de sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização;
12. Para a atualização dos arquivos de segurança, utilização de sistema que permita a inserção de novos arquivos, bem como a modificação e a substituição dos já existentes em virtude de alterações posteriores, observada a indexação acima indicada;
13. Uso de meios de armazenamento que protejam os documentos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados;
14. Prévia comunicação ao Juiz Corregedor Permanente quanto ao tipo de sistema utilizado, serviço de storage contratado e do cronograma previsto para a formação das cópias de segurança; e
15. Aproveitamento dos procedimentos de digitalização anteriores à norma desde que observados os requisitos técnicos estabelecidos nesta Seção;
É preciso observar que o arquivo de segurança ora discutido diz respeito aos registros finais existentes nas Serventias e não aos arquivos que eventualmente constem nos computadores dos notários e registradores (exceto nos casos abaixo definidos). Assim, no caso da escritura pública, por exemplo, é preciso digitalizar a via impressa que foi assinada pelas partes e pelo tabelião; no registro de imóveis, a ficha da matrícula depois de impressa com a última modificação, e assim por diante.
Por isso, caberá aos notários e registradores especial atenção em relação ao item 12 acima que cuida do aproveitamento dos arquivos de segurança já existentes.
Uma vez fixados os requisitos técnicos para a formação do arquivo de segurança, é necessário definir o seu objeto para esta primeira etapa.
Assim, o backup deverá recair sobre os seguintes documentos:
1. Comuns a todos os notários e registradores: Livros Registro Diário da Receita e da Despesa; Protocolo; Correições; Controle de Depósito Prévio; e Auxiliar de Protocolo. Observação: o arquivo de segurança dos livros de protocolo poderá ser formado por meio informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
2. Tabelionato de Notas: Livros de uso geral para a lavratura de atos notariais;
3. Tabelionato de Protesto de Letras e Títulos: a) Livro Protocolo dos títulos e documentos de dívida apresentados; b) Livro de Protestos, com índice;
4. Registro Civil de Pessoas Naturais: Livros: “A” – de registro de nascimento; “B” – de registro de casamento; “B Auxiliar” – de registro de casamento Religioso para Efeitos Civis; “C” – de registro de óbitos; “C Auxiliar” – de registro de natimortos; “E” – de inscrições dos demais atos relativos ao estado civil; Protocolo de Entrada; Lavratura de Procurações, Revogações de Procurações, Renúncias e Substabelecimentos. Observação: a critério do Oficial de Registro, a formação de arquivo de segurança do Livro “D – de registro de proclama” poderá ser dispensada.
5. Registro de Títulos e Documentos: Livros: “A” – protocolo; “B” – registro integral de títulos e documentos; “C” – registro por extrato; “D” – indicador pessoal; e “E” – indicador Real; Eventuais Livros desdobrados na forma do item 10, do Capítulo XIX, das NSCGJ. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros D e E) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
6. Registro Civil das Pessoas Jurídicas: I – Livros: “A” – registros indicados no item 1, alíneas “a” e “b”, do Capítulo XVIII; “B” – matrícula de oficinas impressoras, jornais, periódicos, empresas de radiodifusão e agências de notícias. Observação: o arquivo de segurança dos índices do Registro Civil de Pessoas Jurídicas poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
7. Registro de Imóveis: I – Livros: De recepção de títulos; “1” – Protocolo; “2” – Registro Geral; “3” – Registro Auxiliar; “4” – Indicador Real; “5” – Indicador Pessoal; “6” – Livro de Registro de Aquisição de Imóveis Rurais por Estrangeiros. Observação: o arquivo de segurança dos indicadores real e pessoal (Livros 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado, dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem.
Para facilitar o adequado cumprimento dos requisitos mínimos obrigatórios a serem seguidos pelos notários, registradores e interinos para a elaboração do arquivo de segurança (backup), sugere-se a criação de Seção específica dentro do Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, por ser o Capítulo “geral” destinado a todas as especialidades.
Diante do exposto, o parecer que respeitosamente apresento à V. Exa. é no sentido de inserir ao Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, Tomo II, a Seção VI, destinada à elaboração dos arquivos de segurança (backups) das Serventias Extrajudiciais, nos termos da anexa minuta de provimento.
Em caso de aprovação, sugiro a publicação da íntegra do parecer por três dias alternados para conhecimento geral.
Sub censura.
São Paulo, 29 de agosto de 2014.
(a) Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, determino a alteração das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça nos termos da anexa minuta de Provimento, que acolho. Para conhecimento geral, determino a publicação na íntegra do parecer por três vezes em dias alternados. Publique-se. São Paulo, 1º de setembro de 2014. (a) HAMILTON ELLIOT AKEL, Corregedor Geral da Justiça.
NOTAS:
1 XVII/119
2 XV/95
3 XIV/156 a 167
4 XV/120 a 138
5 XVII/6
6 XX/314 a 407
(D.J.E. de 18.09.2014 – SP)
